Avec la pandémie Covid19 et ses nouvelles exigences pour les entreprises, les signatures électroniques sont plus importantes que jamais. Au cours de cette période de confinement, les signatures électroniques ont apporté de nombreux avantages à l’entreprise. Quels sont ces avantages de la signature électronique dans la situation actuelle ?
Gain de temps, même pour un travail à domicile
Il n’est pas nécessaire d’attendre quelques jours pour que la poste envoie le contrat, le devis ou tout autre document nécessitant une signature. Signer numériquement vos fichiers à distance se fait désormais en quelques secondes. Tout collaborateur, qu’il soit à la maison ou au travail à domicile, peut signer un document en quelques clics sur ordinateur, sa tablette ou son smartphone. Cela accélère considérablement le temps de traitement des dossiers et réduit les temps d’arrêt.
L’aspect rapide et pratique constitue l’un des principaux avantages de la signature électronique pour les services importants de l’entreprise (tels que le service commercial, le service juridique et le service des ressources humaines), et les exigences de rapidité sont très élevées.
Réduction des coûts d’exploitation grâce à un suivi en temps réel
Dans le contexte de la crise économique, les signatures électroniques ont apporté de réels avantages financiers aux entreprises. Il leur a permis d’économiser beaucoup de papier, d’encre, de frais d’achat de stylos, ainsi que les frais d’impression, d’envoi et de déplacement du document à signer. L’impact de ces postes sur le budget annuel est évident. L'entreprise peut donc utiliser la somme économisée à d'autres postes de dépenses.
À l’aide de certificats numériques, la signature électronique permet de suivre les documents et fichiers en temps réel. Le système permet d'enregistrer automatiquement chaque modification et l’auteur peut être facilement retracé. De plus, il vous permet de restaurer le signataire par défaut en quelques clics. La solution peut également être utilisée comme indicateur pour évaluer la vitesse de traitement de plusieurs parties prenantes dans l’anneau de signature.
Quelle est la sécurité juridique des signatures électroniques ?
Une signature électronique est différente de la numérisation d’une signature manuscrite, de son collage sur un document et de son envoi par e-mail. C’est une solution plus complète et plus sûre basée sur les procédures établies par la réglementation européenne eIDAS. Pour les entreprises, il est le plus recommandé d’utiliser les niveaux « avancé » et « qualifié ». Ils intègrent des fournisseurs de services d’authentification électronique, qui représentent ici un tiers de confiance, afin qu’ils puissent être utilisés pour des documents de grande valeur et à haut risque. Ils sont également totalement fiables juridiquement, car ils garantissent l’identité du signataire du document tout en garantissant le respect du règlement européen sur la protection des données (RGPD). Dans l’ensemble, les signatures électroniques peuvent être utilisées comme une arme efficace pour faire face à l’impact catastrophique de la crise actuelle sur les opérations de l’entreprise.